Requisiti, compiti e composizione dell’Organismo di Vigilanza

In termini generali, si definisce Organismo di Vigilanza l’organo deputato a vigilare sulla responsabilità degli enti nell’ambito di reati commessi per portare vantaggio agli enti stessi. Il suo ruolo è quindi quello di sorvegliare e verificare la conformità e l’efficacia del Modello Organizzativo 231, di segnalarne eventuali deficienze, anomalie e violazioni o di aggiornarlo laddove necessario: tale organo è, per queste ragioni, da considerarsi centrale sia nel Modello stesso che nei programmi di conformità ai requisiti.

Ricordiamo che il Modello Organizzativo 231 (chiamato anche MOG 231) è un sistema di gestione aziendale che ha lo scopo di individuare tutte le procedure operative sviluppate dall’azienda per ridurre il rischio di reati a interesse o vantaggio dell’organizzazione.

I vantaggi di tale modello sono numerosi: il primo è quello di esimere dalle sanzioni previste dal D.Lgs. 231/2001 e di permettere un risparmio sensibile sui costi derivanti da eventuali spese legali. A questo andranno sommate le nuove possibili opportunità di business, legate al fatto che diversi enti pubblici e aziende richiedono che i fornitori siano dotati di MOG 231, e naturalmente un più elevato controllo sui processi interni a rischio di reato.

Tornando all’Organismo di Vigilanza, oltre alle funzioni sopraelencate esso è deputato anche ai seguenti compiti:

• La proposta degli adattamenti del Modello, per esempio a seguito di cambiamenti nell’assetto o nell’attività della società, piuttosto che nel quadro normativo di riferimento.
• La vigilanza e il controllo sia dell’osservanza che dell’efficace attuazione del MOG 231 da parte dei destinatari.
• La gestione e il monitoraggio delle iniziative di informazione e formazione finalizzate a diffondere la conoscenza e la comprensione del MOG da parte dei suoi destinatari.
• La gestione e il controllo delle informazioni ricevute in merito al funzionamento del Modello.
• L’individuazione delle attività a rischio di reato.
• La previsione di controlli mirati a prevenire eventuali reati.
• L’individuazione delle modalità di gestione delle risorse finanziarie necessarie a impedire l’attuazione dei reati o a prevenirli.
• L’introduzione di sistemi disciplinari adeguati a sanzionare il mancato rispetto delle misure previste dal MOG.

I requisiti dell’Organismo di Vigilanza

In tutte le sue attività, l’Organismo di Vigilanza deve essere manifestare attributi di indipendenza, autonomia, continuità d’azione e professionalità.

L’autonomia e l’indipendenza sono necessarie a escludere qualunque forma di commistione o coincidenza tra chi controlla e chi viene controllato, e per questo l’Organismo non dovrà mai essere responsabile di compiti operativi aziendali in aree a rischio di “reati presupposto”.

La continuità d’azione è indispensabile per garantire un controllo costante sulle attività per così dire sensibili (ossia a rischio reato) e il monitoraggio ininterrotto del Modello, che dovrà essere in linea con l’evoluzione aziendale e normativa.

La professionalità, infine, è relativa a due diverse tipologie di competenza che i membri dell’OdV dovranno sempre vantare: da un lato, quella di tipo giuridico-penalistico (in particolare in riferimento ai reati presupposto e alle disposizioni del D.Lgs. 231/2001); dall’altro, quella di tipo tecnico-ispettivo, essenziale per analizzare i sistemi aziendali.

La nomina e la composizione dell’Organismo di Vigilanza

Nel caso di un ente di piccole dimensioni, l’articolo 6, comma 4 del Decreto Legislativo 231/2001 (“Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300”) prevede che l’Organismo di Vigilanza possa coincidere con l’organo amministrativo della società stessa.

In linea generale, l’OdV è nominato dal Consiglio di Amministrazione o, in alternativa, dall’Amministratore Unico dell’ente. Va anche specificato che il nostro ordinamento giuridico non detta condizioni particolarmente rigide in merito a come l’Organismo debba essere composto: pertanto, esso potrà essere monocratico (ossia con un solo membro) o in alternativa collegiale (ossia con più soggetti). I soggetti di un Organismo di Vigilanza collegiale potranno essere sia figure interne che esterne alla società, e la loro carica avrà una durata di tre o cinque anni – salvo eventuali rinnovi successivi.

È facile intuire che la composizione dell’OdV dipenderà da molti fattori: le dimensioni dell’ente, la tipologia di attività, piuttosto che la complessità organizzativa. Ciò che rimane sempre fondamentale è che l’onere della vigilanza e l’effettività dei controlli siano sempre garantiti.

Talvolta, la presenza di componenti esterni nell’Organismo di Vigilanza si rivela la soluzione più efficace per assicurare l’autonomia delle attività, mentre quella di componenti interni ha il vantaggio di garantire una maggiore conoscenza delle dinamiche aziendali.

Confindustria, nelle sue linee guida, indica un Organismo di Vigilanza di composizione monocratica come più efficace per le micro e piccole imprese, mentre quello di tipo collegiale viene valutato come più idoneo a soddisfare le esigenze di organizzazioni di medie o grandi dimensioni.

Infine, vale la pena ricordare che nel caso in cui la società sia dotata di collegio sindacale, quest’ultimo potrà essere incaricato di vigilare sull’adozione dei Modelli 231.

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